Аренда офисных принтеров и МФУ — почему это выгодно и для кого?
Аутсорсинг офисной техники набирает популярность в России. Пандемия и локдаун оказали существенное влияние на малый и средний бизнес. Из-за сокращения бюджетов компаниям важно свести к минимуму начальные вложения. Многие отказались от покупки новых МФУ, из-за чего услуга аренды стала более востребованной.
Кому стоит обратить внимание на аутсорсинг и сколько это стоит? Чтобы разобраться, мы пообщались с представителем петербургской компании «Северо-Запад Принт» Юлией Орловой.
Северо-Запад Принт занимается продажей и техобслуживанием принтеров, мфу и другой оргтехники. В 2013 году они открыли новое для себя направление — аренду принтеров. Как рассказывает Юлия, к компании обратились представители ассоциации «Спорт-Аккорд» с просьбой помочь организовать печать на трёхдневном мероприятии в Петербурге: «Мы согласились. С тех пор аренда стала одной из услуг нашей компании».
В 2020 году было принято решение создать для этого направления отдельный проект — Printsharing. Теперь компания предоставляет два вида аренды офисного оборудования. Первая — краткосрочная, для организаторов мероприятий, например, конференций или фестивалей. У компании всегда есть свободные машины с возможностью печати бланков, фотографий, наклеек и флаеров. Северо-Запад Принт обслуживали такие масштабные мероприятия, как Саммит G-20 и чемпионат мира по футболу ФИФА 2018 года.
Второй вид аренды — долгосрочная, для представителей малого и среднего бизнеса. Аренда производится с платой за отпечатки, которая включает в себя техническое обслуживание и замену тонера. Таким образом, заказчику не придётся настраивать технику самостоятельно и поддерживать процесс печати — это сделают инженеры Северо-Запад Принт.
Сейчас, помимо инсталлированных машин, на складе Северо-Запад Принт около 20 аппаратов 8 разных моделей лазерных принтеров Ricoh и Kyocera. Их используют для краткосрочной аренды, а также для оперативной замены уже арендованной техники в случае необходимости. Также компания регулярно обновляет парк техники и докупает оборудование под конкретные запросы заказчиков.
У проекта Printsharing есть отдельный сайт — printsharing.net. С его помощью компания не только дала клиентам возможность удобно оформить заказ на аренду и ознакомиться с пакетом услуг, но и решила проблему доступного информирования. На сайте клиент сможет понять, стоит ли его компании обращаться к услугам аутсорсинга или покупать собственное оборудование — для этого есть подробная инструкция, а также удобный калькулятор, рассчитывающий стоимость отпечатка.
Покупка или аренда?
Один из главных аргументов в вопросе о выборе покупки или аренды — цена. В каких же случаях аренда окажется выгоднее покупки?
Стоимость долгосрочной аренды мфу по большей части зависит от объёмов печати в месяц. Чем больше ваша компания делает отпечатков на конкретном оборудовании, тем меньше будет стоимость одной копии, и, соответственно, сама аренда.
Наименьшая стоимость будет при объёме 50 тыс. отпечатков в месяц. Но если компания печатает 5 тыс. отпечатков в месяц, аренда уже оказывается выгоднее покупки. В таком случае Северо-Запад Принт предоставляет крупные, более производительные машины. Малый и средний бизнес редко может себе позволить покупку подобного оборудования, но с ним печать обходится дешевле, чем с обычным офисным принтером.
Если же каждому сотруднику требуется персональный принтер, то вряд ли аренда в этом случае будет выгодна. Обратиться к аренде оборудования стоит, если сотрудники вашей компании печатают от 5 тыс. экземпляров в месяц на одном принтере. Например, если это работа на производственных и складских предприятиях с большим ассортиментом товаров и частыми поставками, каждая из которых требует большого количества документации. Также аренда будет актуальна и для крупных организаций, предоставляющих, например, банковские или юридические услуги, где каждый договор требует несколько печатных экземпляров.
С арендой появится возможность работать с более производительными и функциональными устройствами, без больших стартовых вложений, что особенно актуально в связи с пандемией и сокращением бюджетов.
Ещё одна причина выбрать аренду — сервисное обслуживание офисной техники. В случае покупки оборудования компания должна самостоятельно подбирать технического специалиста для обслуживания и следить за своевременной заменой расходного материала. Либо выделять место в штате для технического специалиста, который будет этим заниматься. Если у компании такой возможности нет, выгоднее обратиться к аренде — в таком случае сервисное обслуживание входит в область ответственности самого арендодателя. Компания Северо-Запад Принт самостоятельно подберёт сотрудника для обслуживания техники, а также возьмёт на себя подбор и замену расходных материалов.
«Аренда у нас — это всегда фиксированные расходы, поскольку мы докупаем картриджи, ремонтируем устройства и заменяем комплектующие. Бизнес не любит сюрпризы, поэтому планируемый бюджет на месяцы и даже годы — весомый аргумент в пользу аренды».
Таким образом, аренда будет выгодна компаниям с большим объёмом печати, которым важно свести к минимуму начальные вложения или, у которых нет возможности самостоятельно проводить обслуживание и закупать расходные материалы.
Стоимость услуги
Как мы выяснили ранее, чем больше отпечатков делает компания в месяц, тем ниже стоимость одного. Соответственно, становится выгоднее и стоимость аренды, которая складывается из разовой символической оплаты при заключении договора и ежемесячной оплаты отпечатков.
Стоимость же самого отпечатка, напрямую зависит не только от объёма печати, но и от модели оборудования. Чем выше производительность машины, чем больше отпечатков она может сделать, тем дешевле будет стоить один. Также в зависимости от модели рассчитываются и другие расходы: амортизация, срок службы отдельных комплектующих, необходимая периодичность технического обслуживания, сложность возможного ремонта.
Зависит стоимость отпечатка и от курса евро. Всё оборудование — зарубежное. Независимо от производителя (Америка или Япония, например), аппараты поставляют на российский рынок через европейские филиалы, соответственно и цены на сами машины, запчасти и расходные материалы вендоры выставляют в евро. Поэтому и стоимость отпечатка высчитывается в евро, а, точнее, в центах.
На сайте Printsharing есть удобный калькулятор, который рассчитывает стоимость отпечатков. Сейчас самый дешёвый отпечаток стоит 1 евроцент, т.е. при объёме печати от 50 тысяч чёрно-белых отпечатков в месяц, один будет стоить около 90 копеек.
Если же компании требуется цветная печать, то стоимость при объёме печати в 5 тысяч отпечатков составит около 8 рублей, а от 20 тысяч до 50 тысяч — около 5.
Сервисное обслуживание
В стоимость услуги аренды также входит и сервисное обслуживание. Специалисты Printsharing помогут выбрать аппарат, подходящий под нужды компании, а также займутся подбором и своевременной заменой расходных материалов. На всю технику компания устанавливает программа Papercut, с помощью которого можно следить за ресурсом деталей и остатком тонера. Когда расходные материалы заканчиваются, инженеры получают уведомление и выезжают к заказчику уже с нужными деталями/картриджами.
Также специалисты Printsharing проводят подробный инструктаж по работе с оборудованием. При соблюдении элементарных правил эксплуатации, а также регулярном техобслуживании, которое включено в стоимость аренды, техника ломаться не будет.
Если же техника сломалась не по вине клиента, то Северо-Запад Принт пришлёт замену в тот же день, при наличии свободного аппарата. Если модели нет на складе, то её поставляют после согласования с клиентом другого аппарата из имеющихся или покупки нового.
Заплатить за ремонт принтера или МФУ придётся только, если он сломается по вине сотрудников компании.
Доставка арендованной техники также включена в стоимость: бесплатная доставка, установка и настройка принтеров и МФУ на территории заказчика — очевидное решение для Северо-Запад Принт.
«Мы не беспокоимся о сохранности техники, наши клиенты не отвлекаются от своих задач — все в выигрыше».
Арендовать технику у компании Северо-Запад Принт могут компании, которые находятся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Если аппарат требуется в офис за пределами города, то цена доставки зависит от удалённости пункта назначения (от 100 до 1000 рублей).
